विभागीय तिमाही बैठकें – राजभाषा के नियमानुसार संस्थान में विभागीय राजभाषा कार्यान्वयन समिति का गठन किया गया है। निदेशक संस्थान का प्रमुख होता है। इस प्रकार निदेशक, भारतीय विदेश व्यापार संस्थान समिति के अध्यक्ष हैं । कोलकाता परसिर सहित सभी अधिकारी वरिष्ठ अधिकारी इस समिति के सदस्य हैं । संस्थान में निदेशक महोदय की अध्यक्षता में निर्बाध रूप से तिमाही बैठकों का आयोजन किया जाता है। बैठकों में राजभाषा विभाग, गृह मंत्रालय तथा वाणिज्य मंत्रालय के प्रतिनिधि भी समिति सदस्य के रूप में आमंत्रित किए जाते हैं । निदेशक महोदय की अध्यक्षता में आयोजित पिछली बैठकों के दौरान कार्यवृत्तों की समीक्षा तथा संस्थान में राजभाषा के प्रगामी – प्रयोग संबंधी निर्णय लिए जाते हैं ।
तिमाही बैठकों की कार्यसूची व कार्यवृत्त का विवरण निम्न प्रकार है :
तिमाही हिंदी कार्यशालाएं - संस्थान में हिंदी कार्यशालाओं का नियमित रूप से आयोजन किया जाता है । ये कार्यशालाएं अधिकारियों/कर्मचारियों को हिंदी में कार्य करने के लिए प्रेरित एवं प्रशिक्षित करने के उद्देश्य से आयोजित की जाती है । इन कार्याशालाओं में अतिथि वक्ता के रूप में हिंदी जगत की जानी-मानी हस्तियों जैसे सेवानिवृत्त डॉ. नामवर सिंह, आचार्य, जवाहरलाल नेहरू विश्वविद्यालय, डॉ. पूरनचंद टंडन, आचार्य, दिल्ली विश्वविद्यालय एवं निदेशक, अनुवाद परिषद, डॉ. सत्येन्द्र सिंह, केन्द्रीय अनुवाद ब्यूरो, श्री प्रेमसिंह, संयुक्त निदेशक, विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभाग आदि को आमंत्रित किया गया है। सूचना एवं प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में कंप्यूटर पर अधिक से अधिक हिंदी कार्य करने व सूचना संबंधी अद्यतन जानकारियों के लिए समय-समय पर श्री केवल कृष्ण, वरिष्ठ तकनीकी निदेशक, राष्ट्रीय सूचना केन्द्र आदि को आमंत्रित किया गया है। इसके अतिरिक्त, इन कार्यशालाओं में संस्थान के वरिष्ठ अधिकारियों व संकाय सदस्यों द्वारा रोजमर्रा के कार्यों के संबंध में जानकारी दी जाती है। संस्थान सदस्यों को हिंदी माध्यम से प्रशासनिक नियमों-विनियामें की जानकारी देने के लिए समय-समय पर कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग के अधिकारियों को आमंत्रित किया जाता है। इन कार्यशालाओं में अधिकारियों/कर्मचारियों द्वारा अधिकाधिक उपस्थिति दर्ज की जाती है।
हिंदी कार्यशालाओं के आयोजन की तिथि इस प्रकार हैं:-